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Le dossier administratif individuel d'un agent public comporte les pièces sur sa situation administrative. Il peut être géré sur support électronique. Tout agent a accès, dans certaines conditions, à son dossier individuel.
Le dossier individuel d'un agent public réunit tous les documents relatifs à sa situation administrative (par exemple, l'arrêté de nomination). Ces documents sont enregistrés, numérotés et classés sans discontinuité. La numérotation des pages au crayon à papier est interdite.
Il ne peut être fait état dans le dossier administratif de même que dans tout document administratif des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’agent.
Il s’agit des documents relatifs :
- aux convictions personnelles : mentions d’action de grève sauf dans les documents de gestion de la paie, les documents faisant référence à l’appartenance religieuse, les documents relatifs à un mandat électif ou syndical,
- à la santé du fonctionnaire : le dossier administratif ne peut comporter que les conclusions ou
les conséquences administratives de la situation médicale,
- à des procédures contentieuses en cours,
- à des sanctions disciplinaires effacées ou amnistiées.
Il est également recommandé de ne pas insérer dans le dossier administratif les bordereaux, doubles de courriers ou notes internes qui ne sont pas nécessaires à la gestion du dossier.
Le dossier d'un agent peut être géré sous format papier.
Il peut aussi être créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique à partir :
de documents établis sur support papier et numérisés,
ou de documents produits directement sous forme électronique.
En cas de coexistence des supports électronique et papier, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l'un des 2 supports. Le dossier individuel est unique.
Les conditions de création et de passage à la gestion des dossiers sur support électronique sont définies par l'administration après avis du comité technique.
L'administration fixe la liste des documents, la catégorie de personnel concerné et le calendrier de mise en œuvre de cette gestion.
En cas de détachement ou de mise à disposition de l'agent, le dossier reste géré par l'administration d'origine. L'administration d'accueil lui transmet les documents établis pendant la période de détachement ou de mise à disposition.
En cas de mutation ou d'intégration du fonctionnaire ou d'embauche du contractuel par une autre administration, le dossier est transféré à l'administration d'accueil.
Si l'administration d'accueil ne gère pas les dossiers de ses agents sous support électronique, l'administration d'origine créé une copie du dossier électronique de l'agent concerné sur papier. Le dossier électronique est détruit.
Lors de la cessation de fonction de l'agent, son dossier doit être archivé. Les personnes habilitées et lui-même peuvent y accéder.
L'agent peut demander par courrier à consulter son dossier. En cas de dématérialisation de son dossier, il est informé des conditions dans lesquelles il peut faire valoir ses droits en matière de traitement des données personnelles.
L'agent peut ensuite adresser une demande de rectification, de retrait ou d'ajout d'un document à son administration.
En cas de coexistence d'un support électronique avec un support papier, la demande d'accès et de rectification est valable pour l'ensemble du dossier, quel qu'en soit le support.
L'agent peut demander des photocopies de son dossier. Si le dossier est sur support électronique, la copie lui est fournie :
par envoi à son adresse électronique professionnelle ou par remise d'un support numérique,
ou par remise d'une copie sur support papier conforme à l'original.
http://vosdroits.service-public.fr/particuliers/F31546.xhtml
http://www.cdg-64.fr/cdg/Gesp/Documents/Note_dossier_indiv.pdf